Julkisten ei-taloudellisten raporttien valmistelu on suhteellisen uusi suuntaus sosiaalisesti suuntautuneessa Venäjän liiketoiminnassa. Yrityksen julkisella raportilla ei ole juurikaan tekemistä sisäisen raportointijärjestelmän kanssa, ja se eroaa pohjimmiltaan kirjanpitoanalyysistä, joten asiakirjan valmisteluprosessilla on omat olennaiset piirteensä.
Yritystietojen avoimuus
Julkiset raportit tulivat kotimaiselle yritykselle lännestä, jossa vuosikymmenien ajan niitä käytettiin mekanismina tietojen avoimuuden luomiseksi organisaatioiden toiminnassa. Yhdysvalloissa ja Euroopassa pääsääntöisesti kaikki suuret yritykset julkaisevat vuosittain kestävän kehityksen raportteja, joissa ne antavat tietoa työnsä sosiaalisesta osasta ja toimenpiteistä ympäristön suojelemiseksi.
Useimmiten tällaisia raportteja laativat muut kuin kaivos-, teollisuus- ja teollisuusyritykset suurilta markkinasegmenteiltä. Asiakirjoissa he huomauttavat vuotuisten tuotantomäärien ohella, mitä etuja he ovat tuottaneet yhteiskunnalle. Julkiset raportit koostuvat siis lähinnä organisaation hyväntekeväisyystoiminnan tuloksista, ympäristölainsäädännön noudattamisesta, osallistumisesta kansalaisyhteiskunnan kehittämiseen ja sosiaalisten aloitteiden tukemisesta.
Viime vuosien trendi osoittaa keskisuurten ja jopa pienten yritysten lisääntyneen kiinnostuksen julkisten raporttien valmisteluun, mikä osoittaa tämän mekanismin hyödyllisyyden yrityksen tavoitteiden saavuttamisessa. Pienet markkinaosapuolet ovat ymmärtäneet, että urheiluseurojen sponsoroinnista ja taidekoulun suojelusta tiedottamisen on ehdottomasti oltava julkista.
Julkisten raporttien pääasialliset vastaanottajat ovat:
- laaja yleisö - palvelujen ja tavaroiden kuluttajat, sen alueen väestö, jolla yritys toimii;
- liikekumppanit - yrityksen perustajat, hallituksen jäsenet, asiakaspalvelun edustajat, urakoitsijat ja jopa kilpailevat organisaatiot;
- joukkotiedotusvälineet;
- yrityksen työntekijät.
Julkinen raportti on monille sidosryhmille mukautettu asiakirja, joka vaikuttaa kirjoitustyyliin, graafiseen suunnitteluun ja toimitettavien tietojen valintaan.
Tietojen valinta
Tietojen kerääminen julkista raportointia varten on käynnissä. Paras vaihtoehto on osoittaa erillinen henkilöstöyksikkö tämän työn suorittamiseksi. Työntekijän tehtäviin tulisi tässä tapauksessa sisältyä järjestelmällinen tietojen kerääminen yrityksen kaikista rakenneosastoista todennettujen kriteerien mukaisesti.
Tällaisten tietolohkojen tulisi sisältää kaikki tiedot sosiaalisten hankkeiden toteuttamisesta, nimittäin: tapaamiset valtion virkamiesten, kuluttajien kanssa, kansalaisten vetoomusten käsittely, hyväntekeväisyystapahtumat jne.
Kuten raporttien valmistelua koskevissa metodologisissa materiaaleissa usein todetaan, tiedonkeruun prosessi itsessään ajaa yrityksiä tarpeeseen lisätä hyväntekeväisyystukea, luoda uusia sosiaalisia hankkeita, ilmoittaa avustuksista jne.
Suuret yritykset eivät yleensä keksi omia "reseptejään" julkisten raporttien laatimiseksi, vaan käyttävät GOST ISO 26000 "Sosiaalisen vastuun suuntaviivat" -ryhmää, joka ryhmittelee kaikki julkisten asiakirjojen luomisen perustavoitteet.
Tietojen toimittaminen
Tärkeä kriteeri laadukkaalle julkiselle raportille on käsityksen saatavuus monille ihmisille. Tällaisten asiakirjojen on oltava ymmärrettävissä melkein kaikille kiinnostuneille henkilöille, niiden on toimittava luotettavana tietolähteenä, eivätkä ne vaadi yritykseltä lisäselvityksiä.
Usein julkisissa raporteissa on paljon kaavioita, kaavioita ja taulukoita, mikä yksinkertaistaa tietojen esittämistä. Valokuvat ovat myös tärkeä osa laadukasta julkista raporttia.
Käytäntö osoittaa, että julkisen raportin ulkoasun tulisi pyrkiä esitteeseen eikä dokumenttiesitykseen. Useimmiten julkisella raportilla on horisontaalinen muoto.
Asiakirjan rakenne sisältää otsikkosivun, sisällön, johdannon, joka voidaan korvata organisaation johtajan tervetuliaispuheella, pääosalla, johtopäätöksellä ja terminologisella sanakirjalla. Aakkosellinen hakemisto helpottaa myös asiakirjassa liikkumista, mutta pituuden vuoksi se voidaan jättää pois.
Julkisen raportin jakelu
Painettu julkinen raportti on tarkoitettu lähetettäväksi avainsaajille - perustajille ja liikekumppaneille. Sähköisessä muodossa julkinen raportti julkaistaan virallisella verkkosivustolla ja lähetetään tiedotusvälineiden edustajille.
Organisaation työntekijöille tiedottamiseksi julkisesta raportista lähetetään sähköinen versio organisaation osastoille.
