Riippumatta siitä, millaista toimintaa organisaatio harjoittaa, se luo elämänsä aikana merkittäviä määriä asiakirjoja, jotka on säilytettävä. Mitä suurempi yritys ja mitä laajempi toiminta on, sitä suurempi on kertyneiden asiakirjojen määrä. Luonnollisesti herää ennemmin tai myöhemmin kysymys merkityksettömän asiakirjan lajittelusta ja tuhoamisesta. On vielä määritettävä, mitä voidaan tuhota ja mikä on vielä säilytettävä.
Ohjeet
Vaihe 1
Asiakirjojen järjestelmällistämiseksi jokaiselle varastointiin vastaanotetulle asiakirjalle on määritettävä säilytysaika, jonka jälkeen asiakirja voidaan tuhota ilman organisaatiolle aiheutuvaa riskiä.
Käytä hyväksyttyä luetteloa asiakirjoista, joiden säilytysajan on määrittänyt Rosarchiv. Tärkein asiakirja, jota tulisi noudattaa tällaisen dokumentaation järjestelmittelyssä, on "Luettelo organisaatioiden toiminnassa syntyneistä tyypillisistä hallintoasiakirjoista, ilmoittamalla varastointiaika" (Rosarchiv hyväksyi 06.10.2000)
Vaihe 2
Tutki myös osastojen tarkistuslistoja, joihin sinun on käytettävä, jos organisaatiosi kuuluu osastojen pätevyyteen (esimerkiksi tarkistuslistoja on sotilasosastoille, pankkiyksiköille jne.). Yleisimmille organisaatiotyypeille on myös laadittu luettelot asiakirjoista (esimerkiksi osakeyhtiöille).
Vaihe 3
Monia asiakirjoja on säilytettävä niiden erityispiirteiden mukaisesti, esimerkiksi veroasiakirjoja on säilytettävä vähintään 4 vuotta ja tilinpäätöksiä - vähintään 5 vuotta.
Vaihe 4
Luetteloiden käyttö on kätevin tapa järjestää asiakirjoja, koska jokaiselle dokumenttityypille on selkeä säilytysaika. Kaikkia asiakirjoja ei kuitenkaan voida luokitella luetteloihin. Joidenkin asiakirjojen osalta organisaation tulisi vahvistaa säilytysaika.
Tätä tarkoitusta varten organisaatio perustaa asianmukaisella toimeksiannolla asiantuntijakomission, joka tutkii säännöllisesti asiakirjojen arvon määrittämällä varastointiajat ja tuhoamalla asiakirjat, joiden varastointiaika on päättynyt tai joita ei vaadita. On tärkeää, että toimikuntaan kuuluu ihmisiä, jotka pystyvät laskemaan asiakirjan relevanssin ja sen menetyksestä mahdollisesti aiheutuvat riskit.
