Asiakirjojen rekisteröinti on prosessi, joka ilmaistaan tietyn asiakirjan tunnistetietojen korjaamisessa, kun se lähetetään, vastaanotetaan, luodaan. Tällä hetkellä käytetään päiväkirja-, kortti- ja automaattisia asiakirjojen rekisteröintimuotoja.
Asiakirjojen sisäinen rekisteröinti on olennainen osa valtion tai kunnan elimen, laitoksen, kaupallisen järjestön tai yksityisen yrittäjän toimintaa. Käytännössä tämä prosessi korjaa asiakirjan perustiedot erityisessä muodossa, jota käytetään sisäiseen rekisteröintiin.
Tässä tapauksessa sisäiset rekisteröinnit eivät yleensä koske vain saapuvia ja lähteviä asiakirjoja, vaan myös itse organisaatiossa luodut paperit (esimerkiksi sopimukset vastapuolten kanssa). Vastuu asiakirjojen rekisteröinnistä annetaan usein sihteerille tai toimihenkilölle; suurissa organisaatioissa koko osastot luodaan tämän prosessin optimoimiseksi.
Mitkä ovat asiakirjojen sisäisen rekisteröinnin muodot?
Yleisin asiakirjojen sisäisen rekisteröinnin muoto on edelleen päiväkirjarekisteröinti. Tällöin tiedot asiakirjoista syötetään erityispäiväkirjaan jaettuna useisiin sarakkeisiin. Muista antaa tiedot asiakirjan vastaanottopäivästä, lähettämisestä tai luomisesta, rekisteröintinumero, nimi ja lyhyt kuvaus.
Vaihtoehtoinen lomake on asiakirjojen korttirekisteröinti, jossa tiedot kustakin asiakirjasta syötetään erilliseen korttiin, jonka täyttämistä koskevat säännöt hyväksytään etukäteen. Lopuksi edistyneimmäksi muodoksi pidetään automaattista asiakirjojen rekisteröintiä, mikä minimoi paperityön.
Mikä on organisaation kannalta mukavin muoto?
Asiakirjojen sisäisen rekisteröinnin päiväkirjamuotoa voidaan käyttää tehokkaasti pienissä organisaatioissa, joissa yksi asiantuntija vastaa asiaankuuluvien menettelyjen toteuttamisesta. Tämän lomakkeen haittana on, että useat työntekijät eivät voi työskennellä samanaikaisesti asiakirjojen rekisteröinnissä, joten se ei sovi suurille yrityksille. Lisäksi useiden asiakirjojen rekisteröintipäiväkirjojen (esimerkiksi eri osastoissa) läsnä ollessa syntyy usein sekaannusta niiden rekisteröintitietoihin.
Nämä haitat poistetaan käyttämällä sisäistä rekisteröintikorttilomaketta, jonka avulla voit tallentaa nopeasti ja tehokkaasti tietoja kaikista asiakirjoista. Jos yrityksen tavoitteena on minimoida paperityöt, on suositeltavaa käyttää automaattista sisäistä rekisteröintilomaketta, joka vaatii erikoistuneita ohjelmistoja.
