Kaupallinen tarjous, palvelujen kuvaus ja yhteistyömahdollisuudet ovat edelleen suosittu mainostyökalu kommunikoinnissa potentiaalisten kumppaneiden kanssa. Yhteistyö yhden yrityksen kanssa tarkoittaa kieltäytymistä kaikille muille - ja on tärkeää kirjoittaa kirje oikein, jotta lupaavia kontakteja ei menetetä
Miksi tarjous hylätään?
Kaupallinen tarjous on pääsääntöisesti neuvottelujen ensimmäinen vaihe: asiakas ei ole vielä päättänyt kenen kanssa hän työskentelee, toimittajat tai urakoitsijat odottavat hänen päätöstään ja yrittävät herättää huomiota itseensä. Kaupalliset tarjoukset lähetetään kymmenissä - tämä on tilaisuus näyttää itsesi parhaassa valossa, kuvata kaikkia kykyjäsi ja luoda hyvä vaikutelma mahdolliselle kumppanille. Heti kun päätös on tehty, kaikki vastaanotetut ehdotukset lähetetään kansioon, jossa on mahdolliset yhteyshenkilöt, jos joudut vaihtamaan urakoitsijaa - ja tässä tilanteessa on tärkeää laatia oikein hylkäyskirje säilyttäen samalla mahdollisuus toistaa ottaa yhteyttä.
Kieltäytymisen etiikka
Kieltäytyvässä kirjeessä on tärkeää osoittaa kunnioitusta keskustelukumppania kohtaan - hänen ehdotuksensa oli kelvollinen, hän vietti aikaa keskustellessaan yksityiskohdista, vaikkakaan ei kruunattu sopimuksen tekemisellä, ja odottaa sinulta päätöstä, jopa kielteisen..
Kieltäytyminen tehdään yrityksen kirjelomakkeelle tilanteesta riippuen joko sähköisessä muodossa tai paperimuodossa. Yritysviestinnän standardit edellyttävät, että nimetty aihe on neutraali, ilman negatiivisia - lauseet "Vastaa ehdotukseesi", "Yhteistyöstä", "Tietoja työstä" sopivat. Valitse aihe, jota vastaanottaja käytti kirjeessään. Ei ole toivottavaa käyttää automaattisen vastauksen aiheita sähköposteihin, esimerkiksi "RE: Kaupallinen tarjous", jotta vastaanottajalle ei tunneta huolimattomuutta.
Tällaisissa kirjeissä ei ole mitään uutta puhuessasi keskustelukumppaniin - on suositeltavaa käyttää nimeä ja isänimiä, jos tiedät ne, lisäämällä sana "Rakas". Valituksen lopussa laitetaan huutomerkki tai pilkku yrityksesi kirjoitusmuodoista riippuen. Toinen tärkeä osa kirjallista kieltäytymistä on linkki tarjoukseen, joka tuli sinulle ja johon itse asiassa kieltäydyt. On parempi lisätä linkki kirjeen alkuun heti pyynnön jälkeen - "Vastauksena pyyntösi 08/06/12 …", "Kaupalliseen tarjoukseen 9. toukokuuta …".
On välttämätöntä ilmaista pahoillani kieltäytyminen. Jos kirjeeseen on liitetty asiakirjoja tai informaatiomateriaalia kaupallisen tarjouksen kanssa, ilmoita, että olet saanut ne ja tutustunut niihin - esimerkiksi: "Kiitos yksityiskohtaisesta esityksestä, asiantuntijamme ovat lukeneet toimitetut tiedot, mutta valitettavasti me on pakko kieltäytyä palvelustasi ". Älä unohda ilmoittaa hylkäämisen syytä, jos sinulla on siihen lupa - esimerkiksi jos tarjous ei täytä tarjouksen ehtoja. Edullisemman tarjouksen valinta hylkäysperusteena ei perinteisesti kuulu.
