Analyyttinen huomautus on erityinen palveludokumentaatio. Sen päätavoitteena on kiinnittää johtajan huomio tiettyyn ongelmaan. Se sisältää ehdotuksia kriisitilanteen voittamiseksi, luetellaan toiminnan pääsuunnat ja vaiheet. Toimintalinjaa ei pidä sekoittaa analyyttiseen raporttiin. Ensimmäisessä hahmotellaan tapahtumien kehitysnäkymät, toisessa arvioidaan toteutettujen toimenpiteiden tuloksia. Jokaisella organisaatiolla on omat vaatimukset sisäisten asiakirjojen valmistelulle. Jokainen analyyttinen huomautus sisältää kuitenkin sellaisia osia kuin johdanto, pääosa, johtopäätös, liitteet.
Ohjeet
Vaihe 1
Johdanto
Tässä käytänneselvityksen osassa sinun on tuotava esiin ongelman merkitys, johon otat yhteyttä johtajaasi. Selvitä selvästi huolesi syyt, arvioi organisaation saamat vahingot. Luettele käyttämäsi tietolähteet ja analyysimenetelmät. Määritä määräajat ongelman ratkaisemiseksi.
Oletetaan esimerkiksi, että olet lehden mainostilan johtaja. Viimeisen kolmen kuukauden aikana myydyn mainonnan määrä on vähitellen pienentynyt, vaikka työntekijät työskentelevätkin ahkerasti. Ymmärrät syyn, mutta et pysty ratkaisemaan tilannetta yksin.
Kirjoita analyyttisen huomautuksen johdantoon, että havaitsit myynnin laskun, analysoitasi tilanteen (tarkastit osaston suunnitelmat ja raportit, keskustelit jokaisen työntekijän kanssa, järjensit sisäisen kokouksen), laatit erityisiä ideoita, jotka lähetät johtajalle hyväksyttäväksi.
Vaihe 2
Pääosa
Täällä sinun on tarkasteltava kaikkia ongelman näkökohtia mahdollisimman yksityiskohtaisesti ja ehdotettava ratkaisu kullekin niistä.
Korosta tekstissä olevat alaosuudet lauseiden lukumäärällä, otsikoiden ne lyhyesti, mutta selkeästi. Kummassakin on ensin mainittava negatiivinen puoli, sitten muutosten todellinen olemus sekä arvioidut materiaaliset ja tekniset kustannukset sekä vastuunjako työntekijöiden kesken.
Järjestä lauseet tärkeyden mukaan laskevassa järjestyksessä tai kronologisessa järjestyksessä.
Anna mahdollisimman paljon yksityiskohtia. Tämä osoittaa, että tilanne on hyvin omistettu ja ongelman yksityiskohtainen. Luettele argumentit ja niitä tukevat laskelmat. Täällä voit viitata myös tällä alueella tunnettuun positiiviseen kokemukseen.
Lisää analyyttisen huomautuksen objektiivisuutta toimittamalla tietoja (tietoja, tietoja), jotka on saatu organisaation muilta rakenteellisilta osastoilta.
Yllä olevassa esimerkissä Policy Briefin pääosaan saattaa sisältyä ehdotus uudeksi aiheotsikoksi, "Kodinkoneet". Tähän luokkaan löytyy pitkän ajanjakson mainostajia. Sisäiset toimittajat on tarkoitus ottaa mukaan mainos- ja tiedotustekstien luomiseen.
Voidaan myös ehdottaa, että yksikön työntekijöille osoitettaisiin yritysauto vierailemaan asiakkaiden etätoimistoissa, mikä vähentää työajan menetystä ja matkakustannuksia. Tämä opinnäytetyö on vahvistettava kirjanpito-osastolla saatujen laskelmien avulla.
Vaihe 3
Johtopäätös
Ilmoita päärungon kutakin alaosaa koskevat päähavainnot. Yritä kuitenkin välttää päätekstin suoria toistoja. Samanaikaisesti varmista, että lauseita, joita ei mainita pääosassa, ei yhtäkkiä tule lopputuloksen tekstiin.
Ole ytimekäs, mutta suostutteleva. Yksi johtopäätös ei voi olla ristiriidassa toisen kanssa. Ja kaikkien niiden tulisi olla loogisia ja sisältää positiivinen ennuste lähitulevaisuutta varten.
Jo tarkastellun esimerkin viimeinen osa sisältää johtopäätöksen uuden luokan vaikutuksesta mainosmyynnin kasvuun. Ennuste voi näyttää tältä: 5 mainostajaa on tarkoitus houkutella kuuden kuukauden ajaksi 50 tuhannen ruplaan.
Vaihe 4
Sovellukset
Erityisosioon kerätyt lisämateriaalit lisäävät lausuntojesi luotettavuutta, havainnollistavat annettuja tietoja. Voit sijoittaa sovellukseen taulukoita, kaavioita, kaavioita ja muuta visuaalista materiaalia.
