Viestintäkanavien runsaudesta huolimatta sähköposti on luotettavin liikekontakteille. Sen ilmeinen haitta ennen suullista yhteyttä on, että vastaanottaja voi yksinkertaisesti jättää kirjeen huomiotta. Jotta ei kirjoitettaisi tyhjyyteen, on tärkeää tietää yrityssähköpostiviestinnän säännöt.
Teema on pää
Sähköisen kirjeenvaihdon tehokkuus riippuu suurelta osin oikeasta aiheesta. Selattuaan lähetettyjen viestien luettelon vastaanottaja todennäköisesti jättää kirjeen ilman aihetta työpäivän lopussa ja antaa tärkeämmät otsikot etusijalle.
Aihe muodossa "Alexanderilta", "Vitaliukselle" ja muut abstraktit otsikot ovat sopivia vain, jos vastaanottaja odottaa kirjettä ja hänelle on äskettäisessä keskustelussa ilmoitettu tärkeän tiedon välittömästä lähettämisestä. Kaikissa muissa tapauksissa tällaiset aiheet ovat valitettavia. Ne eivät vastaa valituksen syytä, kirjeen olemusta ja merkitystä.
Hyvin määritelty 2–4 sanan lause on hyvä aihe. Esimerkiksi: "Raporttiluonnos hyväksyttäväksi", "Kaupallinen tarjous LLC: ltä" Business-Trade "," Liuskekivien toimituksesta "," Liuskekivi. Ehdotus harkittavaksi ".
Riidan tarkoituksesta riippumatta kirjeen kirjoittajan tulisi olla varovainen kiinnittäessään huomiota. Joten muistiinpanot "Kiireellinen!", "Ohjaaja henkilökohtaisesti", "Tärkeää!" tulisi ilmoittaa aiherivillä vain tapauksissa, joissa viestillä on todella merkittävä merkitys, eikä vain lähettäjälle, vaan myös vastaanottajalle. Jos saman yhteyshenkilön jokaiseen kirjeeseen liittyy perusteettomia huomion merkkejä, vastaanottaja lopettaa vastaamisen niihin ja äärimmäisissä tapauksissa lähettää ne mustalle listalle tai ohjaa alaisille.
Vetoomus
Sähköpostin tulisi alkaa viestillä. On välttämätöntä käyttää vastaanottajan koko nimeä ja kirjoittaa ne virheettömästi. Huomaavainen vastaanottaja, joka huomasi kirjoitusvirheen nimessään, menettää varmasti luottamuksen valituksen tekijään ja kiinnostuksen jatkaa vuoropuhelua.
Jotta näin ei tapahtuisi, myös joukkopostitusten yhteydessä, sinun ei pidä unohtaa kannekirjeen tekstin oikolukemista ennen sen lähettämistä. Virheet voivat useimmiten piiloutua tapauspäätteissä osoitettaessa, kirjoitettaessa monimutkaisia sukunimiä. Vastaanottajan asemasta riippumatta on oikein käyttää nimeä ja isänimiä, jos niitä ei tunneta, on sallittua käyttää perinteisesti neutraaleja rakenteita: "Hyvää iltapäivää", "Hei". Jos kirjeen kirjoittaja ja vastaanottaja asuvat eri aikavyöhykkeillä, seuraava vetoomus on sallittu: "Hyvä päivä", "Hyvä tunti".
Arvosta omaa ja muiden aikaa
Sähköpostin tulee olla lyhyt, selkeä ja ilman ärsyttäviä tai tarpeettomia yksityiskohtia. Tämä laatu on erityisen tärkeä tapauksissa, joissa sähköinen kirjeenvaihto on yritysyhteistyön alku eikä jatkoa.
Valituksen ensimmäisessä kappaleessa kirjoittajan on esiteltävä itsensä, jos kirjeenvaihtoa ei ole aiemmin suoritettu tai se on keskeytynyt kauan sitten. Optimaalinen muotoilu tälle on perinteinen lause: “Olet huolissasi yritystoiminnan työntekijästä Vasily Kuznetsovista. Haluaisin jatkaa keskusteluamme kanavan toimittamista koskevan ehdotuksen käsittelystä.
Tarjous itsessään olisi esitettävä mahdollisimman ytimekkäästi ja kirjeeseen olisi liitettävä laajennettu tietolähde kaupallinen tarjous.
Kaikki lauseen täydelliset ajatukset on jaettava loogisesti kappaleisiin, luettelot on kirjoitettava, lihavoitua korostusta ja alleviivausta on käytettävä asianmukaisesti, mikä parantaa lukijan käsitystä tiedosta ja vähentää aikaa uppoutua aiheeseen. Yleensä sähköposti sisältää harvoin yli 3-5 kappaletta.
Lopullinen rakenne
On järkevää lopettaa sähköpostit liikemiehiin näkemällä tyyli: "Ystävällisin terveisin, …", "Ystävällisin terveisin …" jne. Mutta sellaisilla jäähyväissanoilla kuin "Aina sinun …", sinun tulee olla mahdollisimman varovainen, koska epävirallinen sävy ja liiallinen lähentyminen voivat olla vastaanottajalle epäselvät.
Allekirjoitukseen on liitettävä yhteystiedot. On tärkeää ilmoittaa puhelinnumerot, faksi, edustettavan organisaation virallinen verkkosivusto sekä varmuuskopiosähköpostiosoite, koska vastaanottaja näkee yhteysosoitteen itse kirjeessä.
Asiakirjan valmistelussa ilmeneviä ajatuksia ei pitäisi virallistaa jälkikirjoituksena. Kuten tiedätte, tällainen myöhästyneiden ajatusten ilmaisu on tarkoituksenmukaista vain henkilökohtaisessa kirjeenvaihdossa. Sähköisen kirjoittamisen avulla voit muokata valituksen tekstisisältöä milloin tahansa. Käytä kirjeellä P. S. Vastaanottaja voi kokea kielteisesti, joka voi ilman syytä ajatella, että vastaanottaja käytti aikaa sisällyttää harmonisesti kirjeen lisätiedot ja päätti rajoittaa itsensä nopeaan postikirjaan.
