Jotkut organisaatiot käyttävät työssään yrityskirjeitä. Yksi niistä on vahvistuskirje. Se lähetetään materiaalien, tietojen ja muiden asiakirjojen vastaanottamisen vahvistamiseksi. Se laaditaan kirjallisesti ja missä tahansa muodossa. Mikä on tämän kirjeen laatimismenettely?
Ohjeet
Vaihe 1
Tee vahvistuskirje organisaation kirjelomakkeelle, tietysti, se ei ole välttämätöntä, mutta se on parempi. Ilmoita oikeassa yläkulmassa organisaatiosi tiedot, kirjoita alla, kenelle tämä asiakirja on osoitettu, esimerkiksi Vostok LLC: n pääjohtaja Ivanov Ivanovich.
Vaihe 2
Monet organisaatiot tallentavat saapuvat / lähtevät viestit lokeihin, joten on suositeltavaa kirjoittaa kirjeenvaihdon sarjanumero ja laatimispäivä. Jätä myös tyhjä rivi samoille vastaanottajan tiedoille.
Vaihe 3
Seuraavaksi, keskellä, ilmoita otsikko, eli kirjeen aihe, esimerkiksi palvelujen hintojen noususta. Kirjoita sen jälkeen sen henkilön nimi tai asema, johon haet, esimerkiksi Hyvä herra Ivanov. Muista, että lyhenteet eivät ole sallittuja.
Vaihe 4
Kirjoita sitten kirjeen tarkoitus, esimerkiksi "Ilmoitamme sinulle, että olemme lukeneet hinnaston ja olemme valmiita tekemään yhteistyötä tulevaisuudessa."
Vaihe 5
Seuraava on kirjeen pääosa, mutta sitä ei vaadita. Täällä voit määrittää ehdot, esimerkiksi kun suostut yhteistyöhön ja muuhun tietoon.
Vaihe 6
Seuraavaksi tulee vahvistuskirjeen loppuosa, jonka sisältö riippuu tutustumisasteesta vastaanottajan kanssa. Nämä voivat olla lauseita: "Ystävällisin terveisin …", "Ystävällisin terveisin …" tai "Ystävällisin terveisin"… ".
Vaihe 7
Vahvistuskirjeeseen voidaan laatia liitteitä, esimerkiksi kaavioita, laskelmia. Tämä tehdään, jotta kirjettä ei sekoiteta tarpeettomilla tiedoilla ja jotta se on helppo lukea. Tekstissä sinun tarvitsee vain viitata näihin lähteisiin.
Vaihe 8
Kirjeen päähän on laitettava organisaation allekirjoitus ja sinetti. Lähetä yrityskirje postitse tai luovuta se henkilökohtaisesti. Jotkut ihmiset käyttävät tähän sähköpostia, mikä säästää huomattavasti aikaa.
