Liiketoiminnan etiketin säännöt edellyttävät, ettei kollegoilta ja yhteistyökumppaneilta lähetettyjä kirjeitä jätetä vastaamatta. Erityinen rooli virallisessa kirjeenvaihdossa kuuluu vahvistuskirjeeseen. Tässä asiakirjassa vahvistetaan alustavat sopimukset, tietojen vastaanottamisen ja lähettämisen tosiasiat, halu osallistua tiettyyn tapahtumaan jne. Jokaiselle vahvistuskirjeelle on vakiintuneet avainlauseet.
Ohjeet
Vaihe 1
Valmista vakiomallinen A4-lomake vahvistuskirjeen kirjoittamista varten. Sijoita vasempaan yläkulmaan organisaatiosi tiedot: koko nimi, virallinen osoite postinumerolla, yhteystiedot, ensisijainen valtion rekisteröintinumero (OGRN) ja muut tiedot. Oikeassa yläkulmassa ilmoita vastaanottajan tiedot: vastaanottajan organisaation nimi, asema, sukunimi ja nimikirjaimet henkilölle, jolle vahvistusviesti lähetetään, täydellinen postiosoite.
Vaihe 2
Määritä sähköpostisi otsikko. Tämä helpottaa vastaanottajan tunnistamista ja organisaation arkistojen järjestämisen helpottamista. Otsikon tulee olla lyhyt ja informatiivinen, esimerkiksi: "Saatuaan toimitussopimuksen LLC: ltä" NNN "tai" Vahvistuksesta osallistumisesta seminaariin 02.02.2002 ". Kirjoita vasemmalla oleva otsikko organisaatiosi tietojen alle.
Vaihe 3
Poista 2-3 riviä otsikosta ja kirjoita viesti vastaanottajalle. Käytä vakiomuotoista virallista osoitetta liikekumppaneille: "Hyvä Ivan Ivanovich!" tai "Hyvä herra Ivanov!"
Vaihe 4
Kuvaile vahvistuskirjeen pääosassa lyhyesti, että organisaatiosi vastaanotti asiakirjoja, tavaroita, palveluita vastaanottajalta. Sanamuodon tulee olla lakoninen eikä ylittää 1-2 virkettä: "AAA LLC vahvistaa vastaanottaneensa 2 (kaksi) kopiota 12.02.2011 päivätystä toimitussopimuksesta."
Vaihe 5
Jos kirje vahvistaa aiemmin tehdyt sopimukset, sinun on kuvattava lyhyesti niiden olemus. Esimerkiksi yritysten pääjohtajien välillä käytiin keskustelu, jossa he ilmaisivat aikomuksensa tehdä molempia osapuolia hyödyttävä yhteistyö, joka saavutettiin 29. tammikuuta 2010 käytyjen neuvottelujen aikana. Lähettäkää sopimuksen tekemiseksi tarvittavat asiakirjat."
Vaihe 6
Lopeta vahvistuskirje lauseella, joka ilmaisee kiitollisuutta ja toivoa pitkäaikaisesta yhteistyöstä. Tarvittaessa voit myös pyytää lisätietoja tai asiakirjoja kirjeen lopusta: "Vahvistamme osallistumisemme ympäristöongelmia käsittelevään seminaariin 23. toukokuuta 2008. Lähetä osallistujille kyselylomake osoitteeseemme."
Vaihe 7
Tulosta kirje kahtena kappaleena ja allekirjoita organisaation johtajan kanssa. Lähetät yhden kopion vastaanottajalle postitse, toisen - laitat omaan arkistoosi säilytettäväksi.
