Yrityksen työn oikeaan järjestämiseen henkilöstöosaston asiantuntijan on pidettävä yllä erilaisia asiakirjoja, mukaan lukien aikataulut. Kaikki muutokset näihin asiakirjoihin on tehtävä sääntelyviranomaisten ohjeiden mukaisesti.
Ohjeet
Vaihe 1
Määritä, mitkä tiedot on syötettävä työntekijän tuntilomakkeeseen. Tällaisessa asiakirjassa täsmennetään työntekijöiden ylityöt, lomat, työmatkat, jatkokursseilla kouluttaminen, pyhäpäivistä johtuvan lyhyemmän työajan, poissaolot, lakot ja muut tilanteet, joissa normaali työaikataulu muuttuu.
Vaihe 2
Valmista asiakirja, joka vahvistaa tämän tai muun muutoksen työntekijän työaikataulussa. Se voi olla esimerkiksi loma-aikataulu tai sairausloma.
Vaihe 3
Tallenna muutokset tuntilomakkeeseen. Kirjoita ensimmäiseen sarakkeeseen työntekijän sukunimi ja nimi, toiseen - lisätuntien tai menetettyjen tuntien määrä. Kirjoita viimeiseen sarakkeeseen syy aikataulun muutokseen. Jokaiselle niistä on aakkosellinen tai numeerinen koodi. Luettelo tällaisista koodeista löytyy "Aikatauluja koskevista säännöistä" sekä useista HR-asiantuntijoiden Internet-sivustoista.
Vaihe 4
Laske joka kuukausi lisättyjen työtuntien sekä menetettyjen tuntien kokonaismäärä ja kirjoita ne tähän tarkoitetun taulukon sarakkeisiin. Aikataulun ylläpidosta vastaavan henkilöstöpäällikön on allekirjoitettava valmis asiakirja. Aloita uusi tuntilomake kunkin kuukauden alussa.
Vaihe 5
Jos joudut tekemään korjauksen jo laadittuun aikatauluun, ylitä väärä teksti huolellisesti ja kirjoita sen viereen todellisuutta vastaavat tiedot. Korjaus tulee todistaa merkinnällä "Usko korjattu" ja vastuuhenkilön allekirjoituksella.
