Vahvistuskirje osoittaa kunnioitusta organisaatiolle, joka on ottanut sinuun yhteyttä tarjouksella. Vaikka kieltäydytkin, vahvistaminen, että kysymystä ei ole ohitettu, antaa sinulle mahdollisuuden olla loukkaamatta vastustajaasi ja palata tarvittaessa myöhemmin vuoropuheluun myöhemmin.
Välttämätön
- - tiedot yrityksestäsi
- - tiedot vastaanottajan yrityksestä.
Ohjeet
Vaihe 1
Jos kirjoitat vahvistuskirjettä yrityksen tai organisaation puolesta, tee se kirjelomakkeella. Asiakirjan pään tulee sisältää yrityksesi nimi, virallinen osoite, valtion päärekisterinumero, yksittäinen veronmaksajan numero, yhteyshenkilönumerot, joskus ilmoitetaan yrityksen verkkosivusto ja sähköpostiosoite. Kaikkien näiden tietojen tulisi sijaita A4-arkin vasemmassa yläkulmassa. Jos kirje on lähetetty yksityishenkilöltä, kirjoita sukunimesi, etunimesi, isänsä, vakituisen asuinpaikan osoite ja yhteystiedot.
Vaihe 2
Kirjoita lähettäjän tietoja vastapäätä oikealle kirjoita vastaanottajan tiedot: organisaation nimi, postiosoite, asema ja sukunimi, etunimi, isänimi, jolle tämä vahvistuskirje tulisi henkilökohtaisesti toimittaa.
Vaihe 3
Ilmoita alla vasemmalla asiakirjan valmistuspäivämäärä ja sen sarjanumero. Kirjoita seuraavaksi keskelle kirjeen nimi, jonka tulisi heijastaa sen olemusta ja kysymyksen sisältöä. Esimerkiksi "Vahvistus seminaarikutsun vastaanottamisesta".
Vaihe 4
Kirjoita seuraavaksi itse kirjeen teksti. Hänen pitäisi olla ytimekäs, tarkka, ilman tarpeettomia sanoja ja tunteita. Tavoitteenasi on yksinkertaisesti tehdä selväksi vastaanottajalle, että hänen ehdotuksensa joko hyväksytään tai sitä ei yksinkertaisesti jätetä huomiotta. Sinun ei tarvitse hyväksyä ehdotusta kirjeelläsi, mutta voit osoittaa huomiota ja kunnioitusta, vaikka kieltäydytkin jostakin, tärkeintä on vastahyökkäys suhteiden ylläpitämiseksi. Voit yksinkertaisesti vahvistaa vastaanottaneensa kutsu tapahtumaan tai vastaanottaneen nämä tai muut tiedot. Kirjeessä kirjoita vastaanottajalle nimi ja isänimi.
Vaihe 5
Kirje on painettava kahtena kappaleena ja organisaation johtajan tai lähettäjän allekirjoittama, jos hänellä on siihen oikeus. Yksi kappale jää sinulle, toinen lähetetään vastaanottajalle.
